2022-23 Unit Plan
Business Services

Mission Statement

商务服务部的设立是为了为学区提供业务支持，并促进学生取得成绩.
商业服务提供健全的财政管理，使教师和工作人员有效地管理资源, 促进学生实现其教育目标的过程, 确保本地区的财政稳定.  商务服务团队致力于为校园提供持续的沟通和培训, 有效和高效的系统和程序, 以及创造收入和降低成本的策略.  商务服务部力求提供高标准的服务，以满足地区和社区的需要.

项目描述

商务服务部位于主校区学生和行政服务大楼的三楼.  这个部门由代表14个国家的14个人组成.0名相当于全职的雇员.  学生雇员也由系里雇用.  本部门设有以下职位:
�	商务服务总监.0 FTE
�	薪资主管1.0 FTE
�	工资技术员2.0 FTE
�	会计主管1.0 FTE
�	高级会计文员7.0 FTE
�	Account Clerk II 1.0 FTE
�	Accountant 1.0 FTE
业务服务负责管理和业务操作，如会计(包括辅助和基础)。, budget development, 计划及监察, cashiering, 应收账款, 格兰特报告/监控, 采购及应付帐款, 财政援助支出, and payroll.  部门的目标是为学生提供坚实的行政和财务服务基础, faculty, and staff.
商业服务确保学生的学习使命是通过提供服务，支持有效和高效地实施该机构的核心基础流程来实现.

学生学习/行政单位成果

学生成就标准/目标(教学部)

学生成绩标准/目标(所有其他系)

Strategic Direction

Program Review

过去与商业服务相关的调查包括对员工和学生的问题. 调查包括有关当前流程和客户满意度的问题. 在审查回复后, 评价的结果表明了下列后续行动的目标:

对于学生-额外的资源或实施方法正在进行中，以适当使用系统支持的借记卡, 比如BankMobile的VIBE账户. 学生们的担忧往往集中在在校期间缺乏从卡中获取现金的来源, 以及提供银行服务的第三方供应商的支持. 该地区正在不断研究农村校园位置的选择，以满足学生的需求. 随着新冠肺炎相关限制措施的重新开放, 在校园中央设置ATM机的计划已经起草并正在审查中, 让学生有更方便的理财选择.
对员工的关注-已确定与采购过程有关. 许多人都参与了包括申请单在内的采购过程, purchase orders, 累赘的调整, budget transfers, 支出转移, vendor set ups, invoice receipting, 支付发票, 以及邮寄支票. 在这个过程中，效率低下延迟了一个部门快速通过这个过程的能力. 正在作出改进，以简化收款/付款程序, 例如，更频繁地打印采购订单和每天公布预算/支出转帐. 将继续对工作人员进行行政程序方面的培训, 确保所有员工都在提高他们对这些实践的正确方法的知识. 培训将包括旨在确定可以实施效率的新领域的对话.

Department Goals

商业服务将继续通过响应金融研究请求和提供体现地区战略倡议的财政领导来支持机构的成功. 由于Covid-19的限制，通过持续的远程工作环境, 商务服务部继续致力在以下方面作出改善:
继续为大学生提供坚实的行政和财务服务基础, faculty, and staff.
提供员工发展和培训，以不断提高高质量的绩效, diverse staff, 致力于业务运作，支持学院的使命.
在工作场所继续培养团队精神、团结精神、自豪感和专业精神.
拥抱技术以提高效率，包括简化当前的流程.
交叉培训业务服务人员的行政和财务操作，以确保持续的流程改进.
业务服务部将继续与IT部门合作，审查该地区的ERP自助服务软件，以改进当前的支持和流程.

未来发展策略

策略一:校园传播

就预算问题开发更多更有效的沟通和教育校园社区的方法, 例如受限制的拨款程序, purchasing issues, and payroll items. 举办各种研讨会，并通过现有的规划委员会沟通问题.

Initiatives

支持学生，教师和员工的成功

支持的理由

有效的沟通是接触校园社区的关键. Conducting forums, providing workshops, 与常设委员会合作是传递战略信息的重要组成部分.

支持理论依据
支持学院的战略方向和优先事项
支持程序审查建议:是的
支持课程级slo:不支持
Supports PLOs: No
支持国际劳工组织-批判性思考:否
支持国际劳工组织-沟通能力:否
支持国际劳工组织-协同参与:否
支持国际劳工组织-有效工作:否
支持满足愿景的成功目标-凭据:否
支持满足成功的愿景目标-转移:不
支持满足愿景的成功目标-时间到程度:没有
支持满足愿景的成功目标-就业领域的研究:否
支持满足成功的愿景目标-减少公平差距:否

策略2 -简化系统和流程

商务服务部将致力于开发系统和流程，尽可能减少或消除对纸张和纸张存储的需求. 它将寻求利用现有的地区资产, tools, 以及有效实施这些可持续成果的过程.

Initiatives

建模的可持续性
支持学生，教师和员工的成功
最大限度地利用资源支持学生学习

支持的理由

该学院一直致力于开发一个强大的太阳能项目. 它尽可能地利用节水方法. 可持续管理的下一步是减少纸张的使用和浪费. By doing this, 与文件存储相关的存储设施和维护的需要, 还有纸张消耗, 会大大减少.

支持理论依据
支持学院的战略方向和优先事项:是的
支持计划审查建议:No
支持课程级slo:不支持
Supports PLOs: No
支持国际劳工组织-批判性思考:否
支持国际劳工组织-沟通能力:否
支持国际劳工组织-协同参与:否
支持国际劳工组织-有效工作:否
支持满足愿景的成功目标-凭据:否
支持满足成功的愿景目标-转移:不
支持满足愿景的成功目标-时间到程度:没有
支持满足愿景的成功目标-就业领域的研究:否
支持满足成功的愿景目标-减少公平差距:否

请求非财政资源

商务服务部一直在寻找虚拟机会和可用的房间来举行常设培训会议. 这些培训旨在为接受过正式地区培训但可能需要额外信息或有关具体流程的实际辅导的员工创造非正式培训时间.

当前财政资源

该地区收到的大量赠款对业务服务部处理的交易量有重大影响. 技术赠款和其他CCCCO赠款以及有限的资金来源大大增加了该地区的收入和支出. 业务服务团队目前有1个.由这些受限制来源资助的25个全职工作机会(范围从0至5个范畴).025 FTE在CA社区学院技术中心(CCCTC)的共同评估计划为0.6875 FTE在CCCTC核心应用程序). 保持人员配备水平对于维持内部和外部客户的客户服务期望至关重要. 赠款资金的减少可能导致业务服务人员的负面减少，从而可能威胁到向该地区提供的客户服务的当前水平.

增加请求

Original Priority	程序，单位，区域	Resource Type	Account Number	Object Code	One Time Augment	Ongoing Augment
Description	支持的理由		潜在的替代资金来源		优先级标准
1	业务服务、文档支持和保留	Equipment	11-000-280-1-672000-56411	56411	$7,500.00	$0.00
桌面扫描的硬件和软件访问，允许移动到一个减少纸张的工作环境.	学院不断增加的文件保存需求，对通过业务服务部的文件数量造成了压力. The need to address, file, 然后保留这个文件负载在业务办公室和记录保留设施中达到饱和水平. 过渡到纸张减少, 最终实现无纸化, 工作环境应提高效率，同时支持学院的可持续发展目标. 减少的工作文件也将减少对额外记录保存设施的需要，并减少维修这些设施所需的数额. 2020年向远程工作环境的迅速转变也凸显了对更多无纸化选择的需求，以处理该地区的业务运营.		定期维修(设施)		改进过程:a. Data and Reporting; b. 内部沟通解决方案审查建议